Binnen Microsoft Teams kun je verschillende kanalen gebruiken. In deze blog legt Sander Romeijn, onze Office 365-consultant, je de verschillen uit tussen de kanalen en weet je welke je wanneer kunt inzetten. Door gebruik te maken van het juiste kanaal zorg je ervoor dat data gedeeld is met de juiste personen en voorkom je onnodig werk in het verlenen van toegang.
Wat zijn kanalen binnen Teams?
Binnen Teams vindt het samenwerken en de communicatie plaats in kanalen. Een kanaal is de plek waar een team berichten en bestanden kan delen. Verder is het de plek waar men andere apps kan ontsluiten. Afhankelijk van de doelgroep met wie je samenwerkt kun je kiezen om gebruik te maken van een bepaald type kanaal.
Standaard, privé en gedeeld
Op dit moment zijn er drie verschillende type kanalen: standaard, privé en gedeeld. In onderstaand team ‘Project X’ zien we het gebruik van de verschillende kanalen.
General en Announcements zijn standaardkanalen, Communicatie is een gedeeld kanaal en gedeeld met het team van communicatie en Financials is een privékanaal en alleen gedeeld met bepaalde personen binnen het team.
Wat is een standaardkanaal?
Een standaardkanaal is altijd toegankelijk voor alle teamleden. Toegang tot dit kanaal regel je dus op teamniveau. Iedereen kent het wel, het Algemeen of General kanaal dat altijd aanwezig is in een team.
Normaal kunnen alle leden van een team standaard kanalen aanmaken. De beheerders van de organisatie kunnen dit echter aanpassen en beperken tot bepaalde rollen.
Standaardkanalen kun je niet omzetten naar een ander type kanaal, je kunt er geen privé of gedeeld kanaal van maken.
Wat is een privékanaal?
Een privékanaal is niet gedeeld met alle leden van het team. Voor dit kanaal word je uitgenodigd om deel te nemen.
Net als bij standaardkanaal heb je hier weer de mogelijkheid om berichten te posten en samen te werken in documenten. Het gebruiken van apps is echter beperkt. Je kunt bijvoorbeeld geen gebruik maken van de wiki, apps of de kanaalvergaderingen.
Net als een standaardkanaal kun je ook een privékanaal niet omzetten naar standaard- of gedeeld kanaal. Verder is het niet mogelijk om een privékanaal te verplaatsen naar een ander team.
Wat is een gedeeld kanaal?
Een gedeeld kanaal is bedoeld om samen te werken met een groep mensen die binnen of buiten de organisatie werkzaam zijn. Het grote verschil met een standaardkanaal is dat je het gedeeld kanaal met een groep kunt delen. In het gedeelde kanaal kun je ook berichten delen, samenwerken in bestanden en werken met apps.
De eigenaren van een team kunnen een gedeeld kanaal aanmaken en de eigenaren van het gedeelde kanaal kunnen leden toevoegen of het kanaal delen met een team/groep.
Net als een standaard- en privékanaal kun je ook een gedeeld kanaal niet omzetten naar standaard of privékanaal.
Voorbeeld: wanneer gebruik je nu een gedeeld kanaal?
Voor alle projecten binnen bedrijf X bestaat er een Teams-omgeving. De afdeling communicatie is bij al deze projecten betrokken. Om alle communicatiemedewerkers toe te voegen aan al deze projecten is niet handig. Daarom is er per project een gedeeld kanaal gemaakt en dit kanaal is gedeeld met het team van communicatie. Zo regel je toegang voor de communicatiemedewerkers via het eigen communicatieteam in plaats van de toegang per project.
Eigenschappen per kanaal
In onderstaande tabel zie je de kenmerken per tabel zodat je snel de keuze kunt maken voor het juiste kanaal:
| Kenmerken | Standaardkanaal | Privékanaal | Gedeeld kanaal |
| Personen kunnen toegevoegd worden aan het kanaal zonder toegevoegd te worden aan het team | Nee | Nee | Ja |
| Lidmaatschap van het kanaal | Nee | Ja | Ja |
| Kanaal kan direct met andere teams gedeeld worden | Nee | Nee | Ja |
| Kanaal kan met één klik gedeeld worden met alle leden van de standaard kanalen | N.v.t. | Nee | Ja |
| Gasten kunnen lid worden van het kanaal | Ja | Ja | Nee |
| Externe deelnemers kunnen lid worden van het kanaal (*door middel van B2B Direct connect) | Nee | Nee | Ja |
| Moderatie mogelijk | Ja | Nee | Nee |
| Breakout-rooms mogelijk bij meetings | Ja | Nee | Nee |
| Link naar het kanaal op te halen | Ja | Nee | Nee |
| Elk kanaal heeft een eigen SharePoint Site | Nee | Ja | Ja |
| Alle kanalen van deze soort hebben één gedeelde SharePoint Site | Ja | Nee | Nee |
| Ingeplande meetings | Ja | Nee | Ja |
| Het gebruik van Planner | Ja | Nee | Nee |
| Bots, connectoren en berichtextensies | Ja | Nee | Nee |
| Tags | Ja | Nee | Nee |
| Analytics | Ja | Ja | Nee |
Wil je meer weten of de verschillende Teams-kanalen of de technische inrichting? Neem dan contact op met [email protected].